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Fun한 리뷰/우수한닷컴 리뷰

끝도 없는 일 깔끔하게 해치우기 (GTD) #3


3. 조직화 단계
수집(collect) ▶ 가공(process)   조직화(organize)   검토(review)   행동(do)  

조직화 단계는 그림중 우리가 가공한 업무에서 나온 여덟가지 범주의 재료(쓰레기, 보류, 참고, 대기, 달력, 다음 행동, 프로젝트, 프로젝트 계획)를 말한다. 이 재료를 적절하게 관리해야만 효율적인 업무처리 시스템을 구성할 수 있다.
 


실행할 수 없는 항목(
쓰레기, 보류, 참고) 특별한 행동이 필요 없는 업무라면 당신은 그냥 그 일을 집어던지거나 재조사 때까지 내버려두면 됩니다. 

실행할 수 있는 항목을 관리하려면
 프로젝트 리스트, 프로젝트 계획 수립 및 자료를 위한 파일, 달력, 다음 행동 리스트, 대기 리스트 등 다섯 가지가 필요합니다.

각 과정은 특정한 물리 형식 속에 담긴다는 공통점이 있습니다. 리스트는 노트나 컴퓨터 등에 기록하여 수시로 검토할 수 있는 '리마인더' 입니다.


프로젝트
이 책에서는 프로젝트를 하나의 목표이며 하나 이상의 행동이 필요한 것이라고 규정하고 있습니다.
결국 사소한 일이라도 프로젝트 목록에 올라갈 수 있습니다.
한 가지 행동만으로 완결할 수 없는 일이면, 아직 해야 할 일이 남아 있음을 일깨워주는 이정표가 있어야 합니다.
  
업무에 대한 완결은 바람직한 행동을 취해 처음 목표대로 결과를 이루는 것입니다. 프로젝트 리스트는 눈앞에 수집해둔 결승선이나 마찬가지라서 일을 진행시킬 때는 목표에 맞춰 행동해야 합니다.


다음 행동의 범주들
다음 행동을 결정하는 것은 모든 과정에서 중심축을 이룬다. 또한 이때의 행동은 모든 업무에 예외 없이 적용되는 물리적 행위를 말합니다.

2분이 채 안 걸리기 때문에 지금 바로 실행할 수 있는 행동이나 이미 완수한 일은 물론 다시 신경 쓰지 않아도 됩니다. 반면에 관리가 필요한 일은 특정 날짜나 시간에 해야 하는 행동(주로 달력에 기재한다)과 되도록 빠른 시간 내에 끝내야 하는 행동(주로 다음 행동 리스트에 넣는다), 다른 사람에게 위힘해야 하는 행동(대기 목록에 넣는다)으로 나뉩니다.


달력
크게 두 범주로 나뉜다.
특정 날짜나 시간에 이루어야 할 일 

달력에는 세 가지가 들어갑니다.

1. 특정 시간이 정해진 행동 : 약속, 미팅
2. 특정 날까가 정해진 행동 : 특정한 날이기는 하되 시간을 정해두지 않고 해야 하는 일(전화)
3. 특정 날짜가 정해진 정보 : 특정한 날짜에 이르면 알게 되기를 원하는 정보(영화 개봉일, 우표 발행일, 행사)



'오늘 할 일' 리스트를  만들지 말 것, 왜?

첫째 : 
끊임없이 새로 들어오는 정보와 전술상 항상 변화하는 우선순위 탓에 업무 환경은 자꾸만 바뀝니다. 일정표를 써서 관리하면 당일에  처리하지 못한 일은 다음날 리스트에 다시 적어놓어야 합니다. 이런 일을 반복하면 사기도 떨어지고 시간도 낭비됩니다. 반면 다음 행동 리스트는 시간에 민감한 사안을 비롯해서 모든 행동에 대한 일정을 기억하고 있습니다. 그러므로 매일같이 일정표를 다시 쓸 필요도 없습니다.

둘째 :
그날 하지 않아도 될 일이 리스트에 들어 있게 되면 반드시 해야 할 일의 중요성이 그만큼 낮아집니다. 하지 않아도 될 일 때문에 반드시 해야 할 일을 놓치면 마음의 평화만 해칠 뿐입니다. 달력에 해야 할 일을 적어두었다면 해당일에는 그 일을 해야 합니다. 아니면 아예 달력에 손도 대지 마십시오. 약속이 변경되었을 경우를 제외하고는 이 리스트를 수정해서는 안됩니다.


다음 행동 리스트 (2분 이상 걸리고 빨리 처리해야 하는 일)
해야 할 일은 모두 다음 행동 리스트에 올려야 합니다. 이 리스트는 달력과 함께 일상의 행동을 경영하고 조직화하는 일의 중심부를 차지합니다. 
즉, 처리에 2분 이상 걸리고 위임할 수도 없는 일은 달력 말고 다른 곳에서 관리해야 합니다.
 이것은 적절한 시기가 되면 실천해야 하는 행동의 리마인더다.

앞으로 해야 할 일이 20~30개 뿐이면 하나의 리스트로 구성해 '다음 행동' 이라는 라벨을 붙여 보관하세요. 그리고 시간 날 때마다 다음 행동을 검토하세요. 그러나 대부분의 사람들은 50~150개에 정도 됩니다. 그럴 때는 업무를 다시 분류하는 작업이 필요합니다. 전화로 해결해야 하면 전화 리스트에. 주례회의 때 질문할 내용이면 기초 질의자료 리스트 등으로 다음 행동 리스트다시 분류하는 것이다. 좋다.


실행 불가능한 항목
설령 아무 행동이 필요 없는 업무라도 적절히 관리해야 합니다. 실행 불가능한 업무는 쓰레기, 보류, 참고라는 세 가지로 분류할 수 있습니다.
 

쓰레기 장래에 행동이 필요할 가능성이나 참고 가치가 전혀 없는 것은 바로 버린다. 해야 할 일과 쓰레기가 함께 뒤섞이면 관리 시스템에 심각한 마비가 발생합니다. 그렇게 되면 책상 위의 서류 더미나 각종 리스트에 무감각해지거나 무엇으로 시작해야 할지 모르게 될 것이다.
 

보류 : 보류에는 두가지가 있다. 보류와 언젠가,어쩌면
언젠가, 어쩌면도 두가지 언젠가, 어쩌면(할 행동, 영화, 책, 여행...) / 추후 확인 파일(특정날짜)
수많은 것은 때로는 별다른 행동이 필요 없는 정보일 수도 있습니다. 이런 것은 그냥 보관만 해두고 필요할 때마다 복구만 하면된다.

참고 : 말 그대로 필요할 때 언제든 손쉽게 찾을 수 있는 정보 역할을 수행해야 한다는 사실이 가장 중요합니다. 참고 시스템은 대개 두 형식을 지닙니다.
하나 : 주제나 분야에 따른 저장 방식
: 일반 참고 파일 방식

첫번째 유형 : 대개 자료의 특성에 따른 저장 방식
예를 들어 날짜별로 계약서를 분류해놓은 파일 서류함

두번째 유형 : 특정 범주에 속하지 않는 정보를 저장할 때 쓰이는 일반 참고 파일 방식
제대로 된 일반 참고 파일이 없으면, 개인 활동 관리 시스템을 실행하는 데 있어 체증 요인이 됩니다.