끝도 없는 일 깔끔하게 해치우기 (GTD) #2

5단계 경영법
수집(collect) ▶ 가공(process)  ▶ 조직화(organize)  ▶ 검토(review)  ▶ 행동(do)
이해를 돕기 위해 전체 GTD 업무 흐름표를 다시 한번 보도록 하겠습니다. 

조금 복잡해 보이지요? ^^ 그럼 하나 하나 알아보도록 하겠습니다.


1. 수집(collect)
수집(collect) ▶ 가공(process)  ▶ 조직화(organize)  ▶ 검토(review)  ▶ 행동(do)  

모든 것을 수집 합니다. 항상 수집을 하며, 정기적으로 비워야 합니다.
수집도구는 항상 곁에 두고 어디에 있건 바로 바로 꺼내 쓸 수 있어야 합니다. 아이디어나 일거리는 언제 어디서 나타날지 모릅니다.  수집도구를 칫솔이나 안경처럼 없어서는 안 되는 물건으로 만들어야 합니다.  

수집 단계의 성공 조건
a. 머리 밖으로 끄집어낼 것
b. 수집함의 수를 최소화할 것
c. 수집함을 정기적으로 비울 것

수집함에서 한번 꺼낸 업무를 다시 수집함에 넣어서는 안 됩니다. 아무도 자신의 업무를 대신해줄 수 없고 업무를 처리하지 않고 계속 쌓아두기만 하면 수집함은 금세 쓰레기통이 되고 만다.



2. 관리 및 가공 단계
수집(collect) ▶ 가공(process)  ▶ 조직화(organize)  ▶ 검토(review)  ▶ 행동(do)   

수집함을 비울 때는 항목별 업무를 구분해야 한다. 수집할 정보를 가지고 무엇을 해야 할까? 이것은 자기경영 시스템을 만들기 위한 기초적인 질문입니다. 수집한 정보는 일단 가공단계를 거쳐야 합니다. 가공 및 관리 단계에서는 우선 수집함에서 업무 리스트나 서류 더미를 꺼내어 검토하고 평가합니다.  관리 및 가공 단계는 다음 도표와 같다.  

그것은 무엇인가? (이것은 무엇인가?)
수집함에서 꺼낸 업무를 위해 할 수 있는 일을 생각해 보십시오.


실행할 수 있는 것인가? (행동 가능한가?)
대답은 "예"와 "아니요" 두 가지 종류 입니다.


행동이 필요 없음 (아니요)
"아니요"라고 대답하는 일은 세 지로 분류한다.
■ 쓰레기 : 아무 필요 없는 쓰레기
■ 보류 : 현재 행동이 필요없지만, 나중에는 필요할 수도 있다.
■ 참고 : 나중에 행동을 할 때 사용할 수 있는 정보다.


실행 가능함 (예)
실행 가능한 업무에 대해서는 다음 두가지를 결정해야 한다.
■ 내가 약속한 프로젝트와 결과는 무엇인가?
■ 다음 행동은 무엇인가?
프로젝트에 관한 것이면 그 결과를 프로젝트 리스트에 기록
프로젝트 리스트는 자신이 처리해야 할 업무가 있을을 상기해주는 표지판 같은 존재가 될 것이다.


다음 행동이 무엇인가?
이 질문에 명쾌하게 답변할 수 있으면, 당신은 조직화 단계로 넘어갈 수 있다.
'다음 행동'은 업무를 완수하려면 해야 하는 가시적인 행동을 말한다. 몇가지 예를 들어보자
■ 친구가 추천한 맛집에 전화를 건다.
■ 예산편성회의에 필요한 기획 초안을 작성한다.
■ 우리가 설치할 업무 관리 시스템에 관해 직원과 협의한다.
■ 인터넷에서 아이폰 Todo 어플을 조사한다.
이런 것이 당신에게 필요한 실제 활동(행동)이다.
당신이 해야 할 다음 행동을 기록했는가?


직접 하든지 위임하든지 연기할 것
다음 행동을 정했다면 세 가지 선택 사항이 기다리고 있다.
■ 직접한다 : 실행에 2분이 안 걸린다면, 결정한 즉시 처리하는 것이 좋다.
■ 위임한다 : 2분 이상 걸릴 경우, 직접 하는 것이 힘들다면 적임자에게 위임한다.
■ 연기한다 : 2분 이상 걸리며, 당신만이 처리할 수 있는 것이라면 다시 다음 행동 리스트에 올려놓고 계속 추적한다.